30 ChatGPT-Prompts für Excel: Formeln & Analyse

Eine verschachtelte Excel-Formel funktioniert nicht, Datumswerte werden falsch erkannt oder eine Tabelle enthält mehrere tausend unübersichtliche Zeilen: Genau bei solchen Aufgaben kann ChatGPT viel Zeit sparen.

Der entscheidende Punkt ist allerdings nicht die KI selbst, sondern die Qualität der Anweisung. Mit der Aufforderung „Erstelle mir eine Excel-Formel“ fehlen fast immer wichtige Informationen. ChatGPT kennt weder den Aufbau der Tabelle noch die verwendete Excel-Version, die Spaltenbezeichnungen oder das gewünschte Ergebnis.

Ein brauchbarer Excel-Prompt beschreibt deshalb:

den Aufbau der Tabelle,
die relevanten Zellen oder Spalten,
das gewünschte Ergebnis,
die verwendete Excel-Sprache,
mögliche Sonderfälle,
und das erwartete Ausgabeformat.

In diesem Ratgeber findest du 30 direkt verwendbare ChatGPT-Prompts für Excel. Sie helfen beim Erstellen und Prüfen von Formeln, bei der Datenbereinigung, bei Analysen, Diagrammen und wiederkehrenden Aufgaben.

Wer KI auch für andere Bereiche einsetzen möchte, findet bei Blogofant außerdem die besten KI-Prompts für die Urlaubsplanung.

Kann ChatGPT Excel-Dateien analysieren?

ChatGPT kann Excel- und CSV-Dateien direkt verarbeiten. Unterstützt werden unter anderem Dateien mit den Endungen XLS, XLSX und CSV. Nach dem Hochladen kann ChatGPT Tabellen untersuchen, Daten bereinigen, Berechnungen durchführen, Diagramme erstellen und Auffälligkeiten beschreiben. Die verfügbaren Funktionen können vom verwendeten Tarif, Modell und den Einstellungen des Arbeitsbereichs abhängen.

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, ChatGPT mit Excel zu verwenden:

Du beschreibst deine Tabelle und lässt dir eine Formel erstellen.
Du kopierst einen begrenzten Datenbereich in den Chat.
Du lädst die vollständige Excel- oder CSV-Datei hoch.

Für eine einzelne Formel reicht meist die Beschreibung der Spalten. Bei umfangreichen Analysen ist der Datei-Upload wesentlich zuverlässiger, weil ChatGPT den tatsächlichen Tabellenaufbau prüfen kann.

Microsoft Copilot arbeitet dagegen direkt innerhalb von Excel. Je nach verfügbarer Version kann Copilot Formeln erzeugen, Daten analysieren, Tabellen bearbeiten, PivotTables vorbereiten und Diagramme erstellen.

ChatGPT oder Copilot für Excel?

ChatGPT eignet sich besonders gut für:

das Erklären komplizierter Formeln,
das Entwickeln einer Berechnungslogik,
die Analyse hochgeladener Dateien,
das Erstellen von VBA, Office Scripts oder Power Query,
die Prüfung unterschiedlicher Lösungswege,
und die verständliche Zusammenfassung von Ergebnissen.

Copilot eignet sich besonders gut, wenn Änderungen direkt in einer geöffneten Excel-Arbeitsmappe durchgeführt werden sollen.

Für viele Aufgaben ist eine Kombination sinnvoll: Die Berechnungslogik wird zuerst mit ChatGPT entwickelt und geprüft. Anschließend wird die fertige Formel in Excel eingesetzt.

Der beste allgemeine ChatGPT-Prompt für Excel

Dieser Grundprompt eignet sich als Ausgangspunkt für fast jede Excel-Aufgabe:

Du bist ein erfahrener Excel-Spezialist. Ich verwende eine deutschsprachige Version von Microsoft Excel. Analysiere meine Aufgabenstellung und erstelle die passende Excel-Formel mit deutschen Funktionsnamen und Semikolons als Trennzeichen.
Tabellenaufbau:
[Spalten, Zellbereiche und Bedeutung beschreiben]
Gewünschtes Ergebnis:
[Ergebnis genau beschreiben]
Sonderfälle:
[Leere Zellen, Fehlerwerte, doppelte Werte oder andere Ausnahmen]
Gib zuerst die fertige Formel aus. Erkläre danach jeden Teil der Formel. Nenne zusätzlich eine alternative Lösung und drei Testfälle, mit denen ich das Ergebnis kontrollieren kann. Erfinde keine Spalten oder Zellbereiche.

Dieser Prompt verhindert mehrere typische Probleme. ChatGPT weiß, dass deutsche Funktionsnamen und Semikolons verwendet werden sollen. Außerdem muss die KI ihre Lösung erklären und mit Testfällen absichern.

ChatGPT-Prompts zum Erstellen von Excel-Formeln

1. Eine passende Excel-Formel erstellen

Erstelle eine Excel-Formel für folgende Aufgabe:
In Spalte [Spalte] steht [Bedeutung].
In Spalte [Spalte] steht [Bedeutung].
Das Ergebnis soll in Spalte [Spalte] ausgegeben werden.
Gewünschte Berechnung: [Berechnung beschreiben].
Ich verwende Excel auf Deutsch. Verwende deutsche Funktionsnamen und Semikolons. Berücksichtige leere Zellen und mögliche Fehlerwerte. Erkläre die Formel anschließend Schritt für Schritt.

Dieser Prompt eignet sich für Summen, Vergleiche, Datumsberechnungen, Zuordnungen und nahezu jede andere Standardaufgabe.

2. Eine vorhandene Excel-Formel erklären

Erkläre mir folgende Excel-Formel so, dass jeder einzelne Teil nachvollziehbar wird:
[FORMEL EINFÜGEN]
Erkläre die Auswertungsreihenfolge, alle verwendeten Funktionen und die Bedeutung der Zellbezüge. Zeige anschließend ein kleines Beispiel mit konkreten Werten. Nenne außerdem mögliche Fehlerquellen der Formel.

Diese Vorlage ist besonders hilfreich bei übernommenen Arbeitsmappen, in denen komplexe Formeln nicht dokumentiert wurden.

3. Eine fehlerhafte Formel reparieren

Prüfe folgende Excel-Formel auf Syntaxfehler und logische Fehler:
[FORMEL EINFÜGEN]
Die Formel soll folgendes Ergebnis liefern: [Erwartetes Ergebnis].
Tatsächlich passiert Folgendes: [Fehler oder falsches Ergebnis].
Ich verwende Excel auf Deutsch. Gib zuerst die korrigierte Formel aus. Erkläre danach genau, wodurch der Fehler verursacht wurde. Ändere keine Zellbezüge, sofern dies nicht notwendig ist.

Wichtig ist die Beschreibung des erwarteten und des tatsächlichen Ergebnisses. Nur anhand der Formel kann ChatGPT nicht immer erkennen, welche fachliche Logik beabsichtigt war.

4. Einen XVERWEIS erstellen

Erstelle eine robuste XVERWEIS-Formel für meine deutschsprachige Excel-Version.
Der Suchwert steht in [Zelle].
Gesucht wird in [Suchbereich].
Zurückgegeben werden soll der Wert aus [Ergebnisbereich].
Wenn kein Treffer gefunden wird, soll „Nicht gefunden“ erscheinen.
Prüfe, ob absolute Zellbezüge sinnvoll sind. Erkläre außerdem, wann XVERWEIS gegenüber SVERWEIS vorzuziehen ist.

Ein typisches Ergebnis könnte so aussehen:

=WENNFEHLER(XVERWEIS(A2;Stammdaten!A:A;Stammdaten!D:D);"Nicht gefunden")

5. Mehrere Bedingungen mit WENN prüfen

Erstelle eine Excel-Formel mit mehreren Bedingungen.
Wenn [Bedingung 1], soll [Ergebnis 1] ausgegeben werden.
Wenn [Bedingung 2], soll [Ergebnis 2] ausgegeben werden.
Wenn [Bedingung 3], soll [Ergebnis 3] ausgegeben werden.
In allen anderen Fällen soll [Standardergebnis] erscheinen.
Prüfe, ob WENNS, eine verschachtelte WENN-Formel oder eine andere Funktion die übersichtlichste Lösung ist. Verwende deutsche Funktionsnamen.

Mit diesem Prompt entscheidet ChatGPT nicht nur über die Formel, sondern auch über die sinnvollste Struktur.

6. Gültigkeitsdauer und Fristen berechnen

In Zelle X2 steht das Rechnungsdatum. In Zelle Y2 steht das Datum „Gültig bis“.
Erstelle drei Excel-Formeln:
Differenz zwischen beiden Datumswerten in Tagen
Status „Abgelaufen“, „Läuft innerhalb von 30 Tagen ab“ oder „Aktiv“
Anzahl der verbleibenden Tage ab dem heutigen Datum
Berücksichtige leere Zellen und ungültige Datumswerte. Verwende eine deutschsprachige Excel-Version.

Für die reine Differenz reicht häufig:

=Y2-X2

Für eine Statusanzeige kann beispielsweise folgende Formel verwendet werden:

=WENN(Y2="";"";WENN(Y2<HEUTE();"Abgelaufen";WENN(Y2-HEUTE()<=30;"Läuft bald ab";"Aktiv")))

7. Text aus einer Zelle extrahieren

In Zelle [Zelle] steht ein Text im Format: [Beispielwert].
Ich möchte daraus [gewünschter Bestandteil] extrahieren. Erstelle eine Formel für eine deutschsprachige Excel-Version.
Die Länge der einzelnen Bestandteile kann unterschiedlich sein. Verwende deshalb keine Lösung, die nur bei einer fixen Zeichenanzahl funktioniert. Berücksichtige fehlende Trennzeichen.

Dieser Prompt eignet sich für Kundennummern, Rechnungsnummern, E-Mail-Adressen, Dateinamen oder zusammengesetzte Bezeichnungen.

8. Doppelte Werte kennzeichnen

Erstelle eine Excel-Formel, die doppelte Werte in Spalte [Spalte] erkennt.
Der erste vorkommende Wert soll als „Original“ gekennzeichnet werden. Alle weiteren Vorkommen sollen „Duplikat“ ausgeben. Leere Zellen sollen leer bleiben.
Erstelle zusätzlich eine zweite Variante für die bedingte Formatierung.

Eine einfache Prüfung, ob ein Wert mehrfach vorkommt, lautet:

=ZÄHLENWENN(A:A;A2)>1

Für die Unterscheidung zwischen dem ersten und weiteren Vorkommen muss der betrachtete Bereich schrittweise erweitert werden.

9. Prozentuale Veränderung berechnen

In Spalte [Spalte] steht der alte Wert und in Spalte [Spalte] der neue Wert.
Erstelle eine Excel-Formel für die prozentuale Veränderung. Wenn der alte Wert null oder leer ist, darf kein Fehler entstehen.
Positive Veränderungen sollen positiv, negative Veränderungen negativ dargestellt werden. Erkläre außerdem das korrekte Zellenformat.

Dieser Prompt verhindert den häufigen Fehler #DIV/0!, wenn der Ausgangswert null beträgt.

10. Daten anhand mehrerer Kriterien filtern

Erstelle eine dynamische Excel-Formel mit FILTER.
Die Tabelle reicht von [Bereich].
Es sollen nur Zeilen angezeigt werden, bei denen:
Spalte [Spalte] den Wert [Wert] enthält,
Spalte [Spalte] größer als [Grenzwert] ist,
und Spalte [Spalte] nicht leer ist.
Wenn kein Datensatz gefunden wird, soll „Keine Treffer“ erscheinen. Verwende deutsche Excel-Funktionen.

Dieser Prompt eignet sich für dynamische Ergebnislisten, die sich automatisch aktualisieren.

ChatGPT-Prompts zur Datenbereinigung in Excel

11. Eine Tabelle systematisch bereinigen

Analysiere den Aufbau meiner hochgeladenen Excel-Datei. Erstelle zuerst einen Datenqualitätsbericht, ohne Werte zu verändern.
Prüfe insbesondere:
leere Pflichtfelder,
doppelte Datensätze,
uneinheitliche Schreibweisen,
Zahlen im Textformat,
fehlerhafte Datumswerte,
ungewöhnliche Sonderzeichen,
Ausreißer,
inkonsistente Kategorien.
Erstelle danach einen konkreten Bereinigungsplan. Führe Änderungen erst durch, nachdem du sie vollständig aufgelistet hast.

Der Zusatz „ohne Werte zu verändern“ ist wichtig. Dadurch erhältst du zuerst eine Bestandsaufnahme und kannst entscheiden, welche Korrekturen tatsächlich sinnvoll sind.

12. Zahlen im Textformat umwandeln

In meiner Excel-Tabelle werden einige Zahlen als Text gespeichert. Dadurch funktionieren Summen und Vergleiche nicht korrekt.
Analysiere mögliche Ursachen wie Leerzeichen, Währungssymbole, unterschiedliche Dezimaltrennzeichen oder unsichtbare Sonderzeichen. Erstelle eine robuste Formel zur Umwandlung in echte Zahlen. Die ursprünglichen Werte dürfen nicht verloren gehen.

13. Unterschiedliche Datumsformate vereinheitlichen

In Spalte [Spalte] befinden sich Datumswerte in unterschiedlichen Formaten, zum Beispiel:
[Beispiele einfügen]
Erstelle eine Vorgehensweise, mit der alle gültigen Werte in echte Excel-Datumswerte umgewandelt werden. Nicht eindeutig interpretierbare Werte sollen markiert und nicht automatisch verändert werden. Das gewünschte Ausgabeformat ist TT.MM.JJJJ.

Gerade bei importierten CSV-Dateien sollte ChatGPT mehrdeutige Werte wie 03/04/2026 nicht ohne Rückfrage interpretieren.

14. Doppelte Datensätze sicher entfernen

Analysiere meine Excel-Tabelle auf doppelte Datensätze. Ein Datensatz gilt nur dann als Duplikat, wenn die Werte in den Spalten [Spalten aufzählen] übereinstimmen.
Andere Spalten dürfen bei der Duplikatprüfung nicht berücksichtigt werden. Erstelle zuerst eine Liste aller betroffenen Zeilen. Empfiehl anschließend, welcher Datensatz behalten werden sollte, und begründe die Entscheidung.

15. Fehlende Werte untersuchen

Untersuche meine hochgeladene Excel-Datei auf fehlende Werte.
Zeige für jede Spalte:
Anzahl fehlender Werte,
Anteil in Prozent,
mögliche Ursache,
Auswirkung auf die Analyse,
sinnvolle Behandlung.
Ersetze keine Werte automatisch. Unterscheide zwischen Pflichtfeldern, optionalen Feldern und möglicherweise absichtlich leeren Zellen.

16. Zwei Tabellen zusammenführen

Ich habe zwei Excel-Tabellen, die anhand der Spalte [Schlüsselspalte] zusammengeführt werden sollen.
Prüfe zuerst:
ob der Schlüssel eindeutig ist,
ob Werte nur in einer der beiden Tabellen vorkommen,
ob unterschiedliche Schreibweisen bestehen,
ob Duplikate vorhanden sind.
Erstelle danach eine Lösung mit XVERWEIS, Power Query oder einer anderen geeigneten Methode. Vergleiche die Vor- und Nachteile der Varianten.

ChatGPT-Prompts für Excel-Datenanalysen

17. Eine erste Analyse der Excel-Datei durchführen

Analysiere die hochgeladene Excel-Datei zunächst nur strukturell.
Beschreibe:
vorhandene Tabellenblätter,
Anzahl der Zeilen und Spalten,
Bedeutung der Spalten,
verwendete Datentypen,
leere oder problematische Felder,
erkennbare Beziehungen zwischen den Daten.
Fasse anschließend zusammen, welche Analysen mit dieser Datei sinnvoll möglich sind. Führe noch keine Interpretation durch, die nicht eindeutig aus den Daten ableitet werden kann.

Dieser Prompt ist der beste Einstieg bei unbekannten oder umfangreichen Arbeitsmappen.

Müssen Excel-Werte anschließend für eine Datenbankabfrage formatiert werden, hilft außerdem die Anleitung zum Umwandeln mehrerer Werte in eine SQL-IN-Liste.

18. Wichtige Kennzahlen berechnen

Berechne aus meiner Excel-Datei die wichtigsten Kennzahlen für [Zweck oder Fachbereich].
Berücksichtige insbesondere:
Summe,
Durchschnitt,
Median,
Minimum und Maximum,
Anzahl der Datensätze,
prozentuale Anteile,
Veränderung gegenüber dem Vorzeitraum.
Erkläre für jede Kennzahl, welche Spalten verwendet wurden. Gib die Rechenschritte an und markiere Annahmen ausdrücklich.

19. Ausreißer und ungewöhnliche Werte finden

Untersuche die Spalten [Spalten] auf Ausreißer und ungewöhnliche Werte.
Verwende mehrere geeignete Methoden und erkläre, warum ein Wert als auffällig gilt. Unterscheide zwischen:
möglichen Eingabefehlern,
technisch ungewöhnlichen Werten,
und fachlich plausiblen Sonderfällen.
Lösche oder korrigiere keine Werte automatisch.

Ein statistischer Ausreißer ist nicht automatisch ein Fehler. Deshalb sollte ChatGPT Auffälligkeiten zunächst markieren und nicht eigenständig entfernen.

20. Entwicklungen über mehrere Monate vergleichen

Analysiere die zeitliche Entwicklung der Kennzahl [Kennzahl] anhand der Datumsspalte [Spalte].
Zeige:
Monatswerte,
Veränderung zum Vormonat,
Veränderung zum Vorjahresmonat,
gleitenden Durchschnitt,
stärkste positive und negative Abweichung,
mögliche saisonale Muster.
Trenne klar zwischen messbaren Ergebnissen und möglichen Erklärungen.

21. Eine Prognose mit nachvollziehbaren Annahmen erstellen

Erstelle auf Grundlage meiner Excel-Daten eine Prognose für [Zeitraum].
Verwende mindestens zwei geeignete Prognosemethoden. Beschreibe:
verwendete Daten,
zugrunde liegende Annahmen,
Unsicherheiten,
mögliche Sondereffekte,
und die Grenzen der Prognose.
Gib ein realistisches Basisszenario sowie ein positives und ein negatives Szenario aus. Stelle Schätzungen niemals als sichere Tatsachen dar.

Bei Prognosen ist besondere Vorsicht erforderlich. Untersuchungen zur KI-gestützten Erzeugung von Tabellenformeln zeigen, dass plausible Antworten bei komplexeren oder unzureichend beschriebenen Aufgaben trotzdem falsch sein können. Ergebnisse müssen deshalb mit Testfällen und Kontrollrechnungen geprüft werden.

22. Eine Management-Zusammenfassung erstellen

Analysiere die hochgeladene Excel-Datei und erstelle eine Management-Zusammenfassung mit maximal 300 Wörtern.
Die Zusammenfassung soll enthalten:
drei wichtigste Ergebnisse,
drei auffällige Entwicklungen,
wesentliche Risiken,
offene Fragen,
konkrete nächste Schritte.
Verwende klare Sprache. Belege jede Aussage mit einer Kennzahl aus der Tabelle und nenne den verwendeten Tabellenbereich.

ChatGPT-Prompts für Diagramme, PivotTables und Berichte

23. Das geeignete Excel-Diagramm auswählen

Ich möchte folgende Daten visualisieren: [Daten und Ziel beschreiben].
Empfiehl das am besten geeignete Excel-Diagramm. Vergleiche mindestens drei mögliche Diagrammtypen und erkläre deren Vor- und Nachteile.
Beschreibe anschließend:
welche Spalten auf welche Achse gehören,
welche Sortierung sinnvoll ist,
welche Beschriftungen notwendig sind,
und welche Darstellung vermieden werden sollte.

Nicht jede Datenreihe benötigt ein Kreisdiagramm. Der Prompt zwingt ChatGPT dazu, die Wahl des Diagrammtyps zu begründen.

24. Eine PivotTable planen

Erstelle eine genaue Anleitung für eine PivotTable auf Basis meiner Tabelle.
Ziel der Auswertung: [Fragestellung].
Nenne konkret:
welche Felder in Zeilen gehören,
welche Felder in Spalten gehören,
welche Werte aggregiert werden,
welche Filter sinnvoll sind,
welche Berechnungsart verwendet werden soll,
und wie die Ergebnisse sortiert werden.
Prüfe vorher, ob die Quelldaten für eine PivotTable korrekt strukturiert sind.

25. Ein Excel-Dashboard konzipieren

Entwickle ein übersichtliches Excel-Dashboard für [Zielgruppe und Zweck].
Die vorhandenen Daten enthalten: [Spalten beschreiben].
Das Dashboard soll auf einer Bildschirmseite erfassbar sein und höchstens sechs zentrale Kennzahlen enthalten. Empfiehl:
geeignete KPIs,
Diagramme,
Filter,
PivotTables,
Warnhinweise,
und eine sinnvolle Anordnung.
Vermeide dekorative Diagramme ohne Informationswert.

26. Bedingte Formatierung erstellen

Erstelle Regeln für die bedingte Formatierung in Excel.
Folgende Werte sollen hervorgehoben werden:
[Bedingung 1],
[Bedingung 2],
[Bedingung 3].
Gib für jede Regel die passende Formel und den anzuwendenden Bereich an. Berücksichtige absolute und relative Zellbezüge. Erkläre, in welcher Reihenfolge die Regeln angeordnet werden müssen.

ChatGPT-Prompts zur Excel-Automatisierung

27. Ein VBA-Makro erstellen

Erstelle ein VBA-Makro für Excel, das folgende Aufgabe ausführt:
[Ablauf detailliert beschreiben]
Anforderungen:
keine Select- oder Activate-Befehle, sofern nicht zwingend notwendig,
saubere Fehlerbehandlung,
verständliche Variablennamen,
Kommentare an wichtigen Stellen,
keine fest eingebauten Dateipfade,
und eine Meldung nach erfolgreichem Abschluss.
Erkläre anschließend, wo der Code eingefügt und wie das Makro getestet wird.

Bei VBA sollte zusätzlich immer eine Sicherungskopie der Arbeitsmappe verwendet werden.

28. Ein Office Script erstellen

Erstelle ein Office Script für Excel, das folgende Aufgabe automatisiert:
[Aufgabe beschreiben]
Verwende TypeScript und die aktuelle Excel-Script-API. Das Script soll nachvollziehbar strukturiert sein, Fehler abfangen und keine Tabellenblätter oder Daten löschen, sofern dies nicht ausdrücklich verlangt wird.
Gib zuerst den vollständigen Code aus. Erkläre danach die einzelnen Schritte und nenne die erforderlichen Voraussetzungen.

29. Eine Power-Query-Lösung entwickeln

Entwickle eine Power-Query-Lösung für folgende Aufgabe:
[Datenquelle und gewünschte Transformation beschreiben]
Die Abfrage soll:
Datentypen korrekt setzen,
leere Zeilen entfernen,
Spalten sinnvoll benennen,
Fehlerwerte behandeln,
und beim Aktualisieren reproduzierbare Ergebnisse liefern.
Gib eine Anleitung über die Excel-Oberfläche und zusätzlich den vollständigen M-Code aus. Erkläre jede Transformation.

Power Query ist häufig stabiler als eine lange Kette manueller Arbeitsschritte, weil die Bereinigung bei neuen Daten erneut ausgeführt werden kann.

30. Eine vollständige Excel-Arbeitsmappe prüfen

Prüfe meine hochgeladene Excel-Arbeitsmappe wie ein unabhängiger Excel-Auditor.
Kontrolliere:
fehlerhafte Formeln,
uneinheitliche Formeln innerhalb einer Spalte,
fest eingetragene Zahlen in Formelbereichen,
Zirkelbezüge,
versteckte Tabellenblätter,
externe Verknüpfungen,
nicht verwendete Bereiche,
doppelte Daten,
unklare Benennungen,
und mögliche Datenschutzprobleme.
Erstelle einen Prüfbericht nach Dringlichkeit. Nimm keine Änderungen vor, sondern beschreibe zu jedem Fundort das Problem, die Auswirkung und die empfohlene Korrektur.

So werden Excel-Prompts deutlich zuverlässiger

Tabellenstruktur genau angeben

Statt:

Erstelle mir eine Formel für die Differenz.

Besser:

In X2 steht das Rechnungsdatum und in Y2 das Ablaufdatum. Berechne in Z2 die Anzahl der Kalendertage zwischen beiden Werten. Wenn eine der beiden Zellen leer ist, soll Z2 ebenfalls leer bleiben.

Die zweite Formulierung enthält Zellen, Bedeutung, Ergebnis und Sonderfall.

Excel-Sprache nennen

Deutschsprachige Excel-Versionen verwenden häufig deutsche Funktionsnamen und Semikolons:

=WENN(A2>100;"Ja";"Nein")

Englischsprachige Versionen verwenden dagegen typischerweise englische Funktionsnamen und Kommas:

=IF(A2>100,"Yes","No")

Schreibe deshalb in den Prompt:

Ich verwende Excel auf Deutsch. Verwende deutsche Funktionsnamen und Semikolons als Trennzeichen.

Beispielwerte liefern

Ein Beispiel zeigt ChatGPT schneller, welche Logik tatsächlich gewünscht ist:

Beispiel: Bei Rechnungsdatum 01.08.2026 und Gültig-bis-Datum 31.08.2026 soll das Ergebnis 30 Tage lauten.

Sonderfälle definieren

Typische Sonderfälle sind:

leere Zellen,
Nullwerte,
negative Beträge,
doppelte Werte,
nicht gefundene Suchwerte,
ungültige Datumsangaben,
Text statt Zahlen,
und Fehlerwerte wie #NV oder #DIV/0!.

Testfälle verlangen

Mein bevorzugtes Vorgehen ist, nicht nur eine Formel anzufordern. ChatGPT soll zusätzlich mindestens drei Testfälle erstellen:

Erstelle für die Formel drei Testfälle: einen normalen Fall, einen Grenzfall und einen Fehlerfall. Gib jeweils Eingabewerte und erwartetes Ergebnis an.

So lässt sich die Formel kontrollieren, bevor sie auf tausende Datensätze angewendet wird.

Häufige Fehler bei ChatGPT und Excel

Die Aufgabe ist zu ungenau

„Analysiere meine Tabelle“ enthält keine Fragestellung. ChatGPT kann dann zwar Auffälligkeiten suchen, weiß aber nicht, welche Entscheidung unterstützt werden soll.

Besser:

Ich möchte erkennen, welche Produktgruppen im zweiten Quartal gegenüber dem ersten Quartal Umsatz verloren haben. Berechne absolute und prozentuale Abweichungen und nenne die fünf stärksten Rückgänge.

Spalten werden nur mit Buchstaben bezeichnet

Bei kleinen Formeln reichen A, B und C. Bei größeren Analysen sollten zusätzlich die fachlichen Bedeutungen genannt werden:

Spalte A enthält die Kundennummer, Spalte B das Rechnungsdatum und Spalte C den Nettobetrag.

Vertrauliche Daten werden ungeprüft hochgeladen

Vor dem Upload beruflicher oder personenbezogener Daten müssen interne Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben geprüft werden. Namen, Adressen, Kundennummern oder andere identifizierende Daten sollten entfernt oder anonymisiert werden, sofern sie für die Analyse nicht erforderlich sind.

Die erste Formel wird ungeprüft übernommen

Eine syntaktisch gültige Formel kann fachlich trotzdem falsch sein. Prüfe deshalb:

Zellbezüge,
Trennzeichen,
Datumslogik,
Nullwerte,
leere Zellen,
Randfälle,
und Ergebnisse anhand bekannter Beispieldaten.

ChatGPT erfindet Tabellenbereiche

Wenn der Tabellenaufbau nicht vollständig beschrieben wurde, kann ChatGPT Spalten oder Tabellenblätter annehmen, die nicht existieren.

Ergänze deshalb:

Verwende ausschließlich die von mir genannten Spalten und Zellbereiche. Wenn Informationen fehlen, markiere sie als fehlend, statt Annahmen zu treffen.

Beispiel: Eine Excel-Budgettabelle mit ChatGPT analysieren

Angenommen, eine Tabelle enthält folgende Spalten:

Monat
Nettoeinkommen
Fixkosten
variable Ausgaben
Reisen
Sparrate
tatsächlicher Vermögensaufbau

Ein geeigneter Prompt lautet:

Analysiere meine hochgeladene Excel-Budgettabelle. Prüfe zunächst die Datenqualität und erkläre den Aufbau. Berechne anschließend für jeden Monat:
Einnahmen,
Gesamtausgaben,
freien Cashflow,
Sparquote,
Abweichung vom geplanten Budget,
und tatsächlichen Vermögensaufbau.
Vergleiche die Monate miteinander und markiere außergewöhnlich hohe Ausgaben. Trenne regelmäßige Ausgaben von Sonderausgaben. Erstelle eine Zusammenfassung mit den drei wichtigsten Erkenntnissen. Nenne zu jeder Aussage die verwendeten Werte und Tabellenbereiche. Verändere die Originaldatei nicht.

Für eine erste Einschätzung des verfügbaren Reisebudgets kann zusätzlich der Blogofant-Urlaubsbudget-Rechner verwendet werden.

Beispiel: Excel-Daten für einen technischen Export prüfen

Bei exportierten Daten aus Datenbanken, Oracle APEX oder Reporting-Systemen entstehen häufig Probleme mit Zahlenformaten, Textumbrüchen und Datumswerten.

Ein geeigneter Prüf-Prompt lautet:

Analysiere diese exportierte Excel-Datei auf typische Exportprobleme. Prüfe Datentypen, abgeschnittene Texte, unerwartete Zeilenumbrüche, Zahlen im Textformat, fehlerhafte Sonderzeichen, uneinheitliche Datumswerte und leere Pflichtfelder. Erstelle einen Bericht je Tabellenblatt. Verändere die Datei zunächst nicht.

Für Probleme mit Zeilenumbrüchen bei APEX-Exporten existiert außerdem eine eigene Anleitung zu APEX Office Print, Excel Text Wrap und Line Breaks.

FAQ zu ChatGPT-Prompts für Excel

Kann ChatGPT eine Excel-Formel erstellen?

Ja. Beschreibe die verwendeten Spalten, das gewünschte Ergebnis, deine Excel-Sprache und mögliche Sonderfälle. Die Formel sollte anschließend mit bekannten Beispieldaten getestet werden.

Kann ich eine vollständige Excel-Datei in ChatGPT hochladen?

ChatGPT unterstützt unter anderem XLS-, XLSX- und CSV-Dateien. Die konkrete Verfügbarkeit hängt vom verwendeten Modell, Tarif und Arbeitsbereich ab.

Kann ChatGPT Fehler in Excel-Formeln finden?

ChatGPT kann Syntaxfehler, ungeeignete Zellbezüge und mögliche logische Probleme erklären. Dazu sollten die fehlerhafte Formel, das erwartete Ergebnis, das tatsächliche Ergebnis und einige Beispielwerte angegeben werden.

Verwendet ChatGPT deutsche Excel-Funktionen?

ChatGPT kann deutsche Funktionsnamen verwenden, wenn dies ausdrücklich verlangt wird. Ergänze im Prompt, dass du eine deutschsprachige Excel-Version mit Semikolons als Trennzeichen verwendest.

Kann ChatGPT eine Excel-Tabelle automatisch bereinigen?

ChatGPT kann hochgeladene Tabellen untersuchen und Bereinigungsschritte vorbereiten. Bei wichtigen Dateien sollte zuerst ein Prüfbericht ohne Veränderungen verlangt werden. Änderungen sollten nur an einer Kopie durchgeführt und anschließend kontrolliert werden.

Kann ChatGPT PivotTables erstellen?

ChatGPT kann den Aufbau einer PivotTable detailliert planen und erklären, welche Felder als Zeilen, Spalten, Werte oder Filter verwendet werden sollten. Je nach verfügbarer Integration können Änderungen auch direkt in der Arbeitsmappe durchgeführt werden.

Kann ChatGPT VBA-Makros schreiben?

Ja. ChatGPT kann VBA-Code erstellen, erklären und überarbeiten. Vor der Ausführung sollte der Code geprüft und ausschließlich in einer Sicherungskopie getestet werden.

Ist ChatGPT besser als Microsoft Copilot für Excel?

Die Werkzeuge haben unterschiedliche Stärken. ChatGPT eignet sich besonders für Erklärungen, komplexe Problemlösungen und Datei-Analysen. Copilot ist stärker in die Excel-Oberfläche integriert und kann Änderungen direkt in der Arbeitsmappe durchführen.

Sind von ChatGPT erstellte Excel-Formeln immer richtig?

Nein. Formeln können syntaktisch korrekt wirken und trotzdem eine falsche fachliche Logik enthalten. Deshalb sind Kontrollrechnungen, Grenzfälle und bekannte Testdaten erforderlich.

Welcher Excel-Prompt eignet sich für Anfänger?

Der beste Einstieg ist ein klar strukturierter Prompt mit Tabellenaufbau, gewünschtem Ergebnis und Beispielwerten:

Ich verwende Excel auf Deutsch. In Spalte A steht [Bedeutung], in Spalte B steht [Bedeutung]. Erstelle für Zelle C2 eine Formel, die [Ergebnis] berechnet. Berücksichtige leere Zellen. Erkläre die Formel Schritt für Schritt und erstelle drei Testfälle.

Fazit: Gute Excel-Prompts brauchen Kontext

ChatGPT kann bei Excel wesentlich mehr als einzelne Formeln auszugeben. Mit den richtigen Prompts lassen sich Tabellen analysieren, Datenprobleme erkennen, Berechnungen entwickeln, Diagramme planen und wiederkehrende Prozesse automatisieren.

Die besten Ergebnisse entstehen, wenn der Prompt sechs Informationen enthält:

verwendete Excel-Version und Sprache,
genauer Tabellenaufbau,
Bedeutung der Spalten,
gewünschtes Ergebnis,
mögliche Sonderfälle,
Kontroll- und Testanforderungen.

Entscheidend bleibt die abschließende Prüfung. Besonders bei finanziellen, technischen oder geschäftskritischen Tabellen darf eine plausibel klingende KI-Antwort nicht ungeprüft übernommen werden. ChatGPT ist ein leistungsfähiger Excel-Assistent, ersetzt aber weder eine saubere Datenbasis noch eine fachliche Kontrolle.

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