Eine E-Mail soll professioneller klingen, aus einem unübersichtlichen Meeting müssen Aufgaben extrahiert werden oder ein langer Bericht soll auf die entscheidenden Punkte reduziert werden. Genau bei solchen Büroaufgaben kann ChatGPT Arbeit beschleunigen.

Die Qualität hängt allerdings stark von der Anweisung ab. Ein Prompt wie „Schreibe eine professionelle E-Mail“ enthält weder den Anlass noch den Empfänger, das gewünschte Ergebnis oder die entscheidenden Fakten. ChatGPT muss diese Informationen erraten. Das Ergebnis klingt dann häufig höflich und korrekt, bleibt aber austauschbar.

Ein brauchbarer Büro-Prompt beschreibt mindestens:

die konkrete Aufgabe,
den Empfänger oder die Zielgruppe,
den vorhandenen Informationsstand,
das gewünschte Ergebnis,
verbindliche Fakten,
offene Fragen,
Ton und Länge,
sowie Dinge, die nicht erfunden werden dürfen.

In diesem Ratgeber findest du 50 direkt verwendbare ChatGPT-Prompts für typische Büroaufgaben. Die Vorlagen decken E-Mails, Meetings, Protokolle, Dokumente, Excel, Präsentationen, Projekte, Prozesse und Arbeitsorganisation ab.

Was kann ChatGPT im Büro übernehmen?

ChatGPT kann verbreitete Dokument-, Tabellen- und Präsentationsformate verarbeiten. Hochgeladene Dateien können zusammengefasst, verglichen, strukturiert und auf bestimmte Informationen untersucht werden. Tabellen lassen sich zusätzlich analysieren und visualisieren. Die verfügbaren Dateilimits hängen vom Tarif, Modell und Arbeitsbereich ab.

Typische Anwendungen im Büro sind:

E-Mails entwerfen und überarbeiten,
lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen,
Besprechungsnotizen strukturieren,
Aufgaben und Fristen extrahieren,
Berichte kürzen,
Dokumente vergleichen,
Tabellen analysieren,
Präsentationen planen,
Prozesse dokumentieren,
Entscheidungsgrundlagen erstellen,
und wiederkehrende Textvorlagen entwickeln.

ChatGPT-Projekte können zu einem bestimmten Arbeitsgebiet eigene Chats, hochgeladene Dateien und Projektanweisungen bündeln. Ergebnisse wie Zusammenfassungen oder Entscheidungsnotizen können innerhalb eines Projekts als wiederverwendbare Quelle gespeichert werden.

ChatGPT oder Microsoft Copilot fürs Büro?

ChatGPT arbeitet unabhängig von einer bestimmten Office-Datei und eignet sich besonders für:

ausführliche Erklärungen,
strukturierte Analysen,
das Vergleichen mehrerer Dokumente,
die Entwicklung komplexer Prompts,
umfangreiche Textüberarbeitungen,
und die Auswertung hochgeladener Dateien.

Microsoft Copilot ist stärker direkt in Microsoft 365 eingebunden. Abhängig von Lizenz, Anwendung und Unternehmenseinstellungen kann Copilot unter anderem in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams genutzt werden. Die genaue Verfügbarkeit unterscheidet sich nach Abonnement und administrativer Freigabe.

In Outlook kann Copilot beispielsweise E-Mail-Verläufe zusammenfassen. In Teams können Besprechungszusammenfassungen wichtige Aussagen, Erwähnungen und zugewiesene Aufgaben herausarbeiten. Microsoft weist selbst darauf hin, dass KI-generierte Ergebnisse überprüft werden müssen.

Die praktischen Prompts dieses Artikels funktionieren unabhängig davon, ob der Text in ChatGPT, Microsoft Copilot oder einem vergleichbaren KI-Assistenten verwendet wird.

Der beste allgemeine ChatGPT-Prompt fürs Büro

Dieser Grundprompt eignet sich für viele Büroaufgaben:

Du unterstützt mich als sorgfältiger Büro- und Organisationsassistent.
Aufgabe:
[AUFGABE BESCHREIBEN]
Ziel:
[GEWÜNSCHTES ERGEBNIS]
Zielgruppe oder Empfänger:
[PERSON ODER ROLLE]
Verbindliche Fakten:
[FAKTEN EINFÜGEN]
Offene Punkte:
[OFFENE FRAGEN]
Vorgaben:
Verwende ausschließlich die bereitgestellten Informationen.
Erfinde keine Namen, Termine, Zahlen, Entscheidungen oder Zusagen.
Trenne Tatsachen, Annahmen und Empfehlungen.
Markiere fehlende Informationen mit [ANGABE FEHLT].
Schreibe klar, konkret und ohne Floskeln.
Nenne bei Aufgaben jeweils Verantwortlichen, Frist und nächsten Schritt.
Prüfe das Ergebnis abschließend auf Widersprüche und unklare Aussagen.
Gewünschtes Ausgabeformat:
[E-MAIL / TABELLE / PROTOKOLL / CHECKLISTE / BERICHT]

Der Prompt verhindert nicht jeden Fehler. Er reduziert aber das Risiko, dass fehlende Informationen unbemerkt ergänzt oder Vermutungen als Tatsachen dargestellt werden.

ChatGPT-Prompts für E-Mails

1. Eine professionelle E-Mail schreiben

Schreibe eine professionelle E-Mail zu folgendem Anliegen:
Empfänger: [PERSON ODER ROLLE]
Anlass: [ANLASS]
Hintergrund: [HINTERGRUND]
gewünschte Handlung: [HANDLUNG]
Frist: [FRIST]
wichtige Fakten: [FAKTEN]
Die E-Mail soll direkt, höflich und eindeutig sein. Beginne ohne allgemeine Höflichkeitsfloskel. Nenne die gewünschte Handlung und Frist klar. Erfinde keine Informationen oder Zusagen.
Länge: höchstens 180 Wörter.
Erstelle zusätzlich einen präzisen Betreff.

2. Eine zu lange E-Mail kürzen

Kürze folgende E-Mail:
[E-MAIL EINFÜGEN]
Erhalte:
alle notwendigen Fakten,
die gewünschte Handlung,
die Frist,
Einschränkungen,
und den professionellen Ton.
Entferne:
Wiederholungen,
Rechtfertigungen,
Nebenthemen,
lange Einleitungen,
und Aussagen ohne Bedeutung für den Empfänger.
Gib zuerst die gekürzte Fassung aus. Liste danach auf, welche Inhalte entfernt oder zusammengefasst wurden.

3. Eine unklare E-Mail präzisieren

Prüfe folgende E-Mail auf Unklarheiten:
[E-MAIL]
Markiere:
unklare Pronomen,
fehlende Termine,
nicht benannte Verantwortliche,
mehrdeutige Aussagen,
unklare Erwartungen,
widersprüchliche Angaben,
und offene Fragen.
Schreibe anschließend eine präzisere Fassung. Ergänze keine fehlenden Fakten, sondern verwende sichtbare Platzhalter.

4. Eine freundliche, aber bestimmte E-Mail schreiben

Formuliere folgende Nachricht freundlich, aber bestimmt:
[SITUATION UND FAKTEN]
Ziel:
[GEWÜNSCHTES ERGEBNIS]
Die E-Mail soll:
sachlich bleiben,
das Problem konkret benennen,
keine Schuldzuweisungen enthalten,
eine eindeutige Lösung verlangen,
und eine angemessene Frist nennen.
Vermeide entschuldigende Formulierungen, die die berechtigte Forderung abschwächen.

5. An eine unbeantwortete E-Mail erinnern

Schreibe eine kurze Erinnerungs-E-Mail zu meiner bisherigen Nachricht:
ursprünglicher Betreff: [BETREFF]
Versanddatum: [DATUM]
Anliegen: [ANLIEGEN]
benötigte Rückmeldung: [RÜCKMELDUNG]
relevante Frist: [FRIST]
Die Nachricht soll sachlich an die offene Antwort erinnern. Keine Vorwürfe, kein künstlicher Zeitdruck und keine Wiederholung der vollständigen ursprünglichen E-Mail.

6. Einen langen E-Mail-Verlauf zusammenfassen

Fasse den folgenden E-Mail-Verlauf zusammen:
[E-MAIL-VERLAUF]
Erstelle fünf getrennte Bereiche:
Ausgangslage
bereits getroffene Entscheidungen
offene Fragen
vereinbarte Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen
Widersprüche oder unklare Aussagen
Ordne Aussagen eindeutig dem jeweiligen Absender zu. Verwechsle Vorschläge nicht mit Entscheidungen. Erfinde keine Fristen oder Zuständigkeiten.

7. Aus einer E-Mail konkrete Aufgaben extrahieren

Analysiere folgende E-Mail:
[E-MAIL]
Extrahiere alle Aufgaben in eine Tabelle mit:
Aufgabe,
verantwortliche Person,
Frist,
Abhängigkeit,
erwartetes Ergebnis,
Status,
fehlende Information.
Eine Aufgabe darf nur dann einer Person zugeordnet werden, wenn dies aus dem Text eindeutig hervorgeht. Sonst schreibe „nicht festgelegt“.

8. Eine schwierige E-Mail sachlich beantworten

Entwirf eine sachliche Antwort auf folgende E-Mail:
[ERHALTENE E-MAIL]
Meine Position:
[POSITION UND FAKTEN]
Gewünschtes Ergebnis:
[ERGEBNIS]
Gehe auf jede relevante Aussage ein. Korrigiere unzutreffende Behauptungen mit konkreten Fakten. Vermeide emotionale Sprache, Gegenangriffe und unnötige Rechtfertigungen.
Trenne:
bestätigte Punkte,
zu korrigierende Punkte,
offene Fragen,
und nächsten Schritt.

Die Qualität einer E-Mail hängt nicht nur von Grammatik und Höflichkeit ab. Missverständnisse entstehen häufig durch unterschiedliche Begriffe, fehlenden Kontext und unausgesprochene Erwartungen. Der Blogofant-Ratgeber zum richtigen Kommunizieren behandelt diese Grundlagen ausführlicher.

ChatGPT-Prompts für Meetings

9. Eine Besprechung vorbereiten

Bereite eine Besprechung zu folgendem Thema vor:
Thema: [THEMA]
Ziel: [ENTSCHEIDUNG ODER ERGEBNIS]
Teilnehmer: [ROLLEN]
verfügbarer Zeitraum: [DAUER]
Hintergrund: [HINTERGRUND]
offene Punkte: [PUNKTE]
Erstelle:
eine klare Zieldefinition,
eine priorisierte Agenda,
Zeitbedarf je Punkt,
notwendige Vorbereitungsunterlagen,
konkrete Entscheidungsfragen,
und gewünschte Ergebnisse.
Themen ohne Bezug zum Besprechungsziel sollen in einen Parkplatz verschoben werden.

10. Eine Agenda aus mehreren Themen erstellen

Erstelle aus folgenden Themen eine effiziente Meeting-Agenda:
[THEMEN]
Ordne sie nach:
Entscheidungen mit hoher Dringlichkeit,
Blockaden,
notwendige Abstimmungen,
reine Informationen.
Plane insgesamt höchstens [DAUER] Minuten. Weise jedem Punkt Ziel, verantwortliche Person und Zeitrahmen zu. Kürze reine Statusberichte auf das notwendige Minimum.

11. Entscheidungsfragen für ein Meeting formulieren

Formuliere aus folgender Ausgangslage konkrete Entscheidungsfragen:
[AUSGANGSLAGE]
Jede Frage muss:
entscheidbar sein,
mögliche Optionen erkennen lassen,
die benötigten Informationen nennen,
und deutlich machen, wer entscheiden soll.
Vermeide allgemeine Diskussionsfragen wie „Wie gehen wir weiter vor?“.

12. Kritische Rückfragen vorbereiten

Entwickle kritische Rückfragen für folgende Besprechung:
Thema: [THEMA]
Vorschlag: [VORSCHLAG]
bekannte Daten: [DATEN]
Risiken: [RISIKEN]
Prüfe insbesondere:
Ziel und Nutzen,
Kosten,
Ressourcen,
Abhängigkeiten,
technische Machbarkeit,
Datenschutz,
Betrieb und Wartung,
messbare Erfolgskriterien,
und Rückfalloptionen.
Ordne die Fragen nach ihrer Bedeutung für die Entscheidung.

13. Ein Meeting-Protokoll erstellen

Erstelle aus folgenden Besprechungsnotizen ein Ergebnisprotokoll:
[NOTIZEN]
Struktur:
Datum und Thema,
Teilnehmer,
Ausgangslage,
getroffene Entscheidungen,
abgelehnte Optionen,
offene Punkte,
Aufgaben,
Verantwortliche,
Fristen,
nächste Besprechung.
Trenne Aussagen, Vorschläge und Entscheidungen eindeutig. Ergänze keine fehlenden Informationen.

14. Aufgaben aus einem Protokoll extrahieren

Extrahiere aus diesem Besprechungsprotokoll alle Aufgaben:
[PROTOKOLL]
Erstelle eine Tabelle mit:
laufender Nummer,
Aufgabe,
Verantwortlicher,
Fälligkeitsdatum,
Voraussetzung,
erwarteter Nachweis,
Status,
Risiko bei Verzögerung.
Kennzeichne Aufgaben ohne Verantwortlichen oder Frist als unvollständig.

15. Einen Besprechungsverlauf neutral zusammenfassen

Fasse folgende Besprechungsnotizen neutral zusammen:
[NOTIZEN]
Stelle dar:
worüber Einigkeit bestand,
welche Positionen voneinander abwichen,
welche Argumente genannt wurden,
welche Informationen fehlten,
und welche Entscheidung getroffen wurde.
Ordne keine Motive oder Absichten zu, die nicht ausdrücklich genannt wurden. Verwende keine wertenden Formulierungen.

16. Prüfen, ob ein Meeting notwendig ist

Prüfe, ob für folgendes Anliegen eine Besprechung notwendig ist:
[ANLIEGEN]
Bewerte:
Entscheidungsbedarf,
Anzahl beteiligter Personen,
Komplexität,
Konfliktpotenzial,
Dringlichkeit,
notwendige Rückfragen,
und Dokumentationsbedarf.
Empfiehl eine der folgenden Varianten:
kurze E-Mail,
asynchrone Kommentierung,
Einzelgespräch,
15-minütige Abstimmung,
vollständiges Meeting.
Begründe die Empfehlung und erstelle bei Bedarf direkt die passende Nachricht oder Agenda.

ChatGPT-Prompts für Protokolle und Notizen

17. Unstrukturierte Notizen ordnen

Strukturiere folgende unvollständige Notizen:
[NOTIZEN]
Ordne die Inhalte in:
Fakten,
Entscheidungen,
Aufgaben,
Fragen,
Risiken,
Ideen,
und Hintergrundinformationen.
Verändere nicht die Bedeutung. Kennzeichne unverständliche oder widersprüchliche Stellen sichtbar.

18. Aus Notizen eine saubere Dokumentation erstellen

Erstelle aus meinen Notizen eine nachvollziehbare Dokumentation:
[NOTIZEN]
Zielgruppe: [ZIELGRUPPE]
Zweck: [ZWECK]
Verwende folgende Struktur:
Zweck
Ausgangslage
Voraussetzungen
Vorgehensweise
Ergebnis
bekannte Einschränkungen
offene Punkte
nächste Schritte
Ergänze keine technischen oder fachlichen Details, die nicht aus den Notizen hervorgehen.

19. Ein Gesprächsprotokoll anonymisieren

Anonymisiere folgendes Gesprächsprotokoll:
[PROTOKOLL]
Ersetze:
Namen durch Rollen,
E-Mail-Adressen durch Platzhalter,
Telefonnummern,
Kundennummern,
Personalnummern,
Adressen,
und andere direkt identifizierende Angaben.
Erhalte fachlich notwendige Informationen. Erstelle danach eine Liste der vorgenommenen Ersetzungen.

20. Entscheidungen aus mehreren Notizen rekonstruieren

Vergleiche folgende Notizen aus mehreren Terminen:
[NOTIZEN 1]
[NOTIZEN 2]
[NOTIZEN 3]
Erstelle eine chronologische Entscheidungshistorie:
Datum,
diskutierte Option,
Entscheidung,
Begründung,
Verantwortlicher,
spätere Änderung,
aktueller Stand.
Weise auf widersprüchliche Einträge hin. Nimm bei fehlender Dokumentation keine eigene Interpretation vor.

ChatGPT-Prompts für Aufgaben und Arbeitsorganisation

21. Eine unübersichtliche Aufgabenliste priorisieren

Priorisiere folgende Aufgaben:
[AUFGABENLISTE]
Bewerte jede Aufgabe nach:
Dringlichkeit,
Auswirkung,
Aufwand,
Abhängigkeiten,
Risiko bei Nichtbearbeitung,
und benötigter Konzentration.
Erstelle danach:
sofort bearbeiten,
terminieren,
delegieren oder abstimmen,
zurückstellen,
streichen oder hinterfragen.
Begründe jede hohe Priorisierung. Dringend darf nicht automatisch mit wichtig gleichgesetzt werden.

22. Einen realistischen Tagesplan erstellen

Erstelle aus folgenden Aufgaben einen realistischen Arbeitstag:
Arbeitszeit: [ZEITRAUM]
feste Termine: [TERMINE]
Aufgaben: [AUFGABEN]
Pausen: [VORGABEN]
bevorzugte Fokuszeit: [ZEITRAUM]
Plane:
konzentrierte Arbeitsblöcke,
Kommunikationszeiten,
kurze administrative Aufgaben,
Puffer für Störungen,
und Pausen.
Überschreite die verfügbare Arbeitszeit nicht. Verschiebe nicht passende Aufgaben sichtbar auf einen späteren Zeitpunkt.

23. Einen Wochenplan aus Zielen ableiten

Erstelle einen Wochenplan aus folgenden Zielen:
[ZIELE]
Verfügbare Arbeitszeit je Tag:
[ZEITEN]
Bekannte Termine:
[TERMINE]
Zerlege jedes Ziel in konkrete Arbeitspakete. Weise jedem Arbeitspaket Dauer, Priorität, Abhängigkeit und gewünschten Abschlussnachweis zu.
Plane höchstens 80 Prozent der verfügbaren Zeit fest. Nutze den Rest als Puffer.

24. Eine große Aufgabe zerlegen

Zerlege folgende Aufgabe in umsetzbare Arbeitspakete:
[AUFGABE]
Zielzustand:
[ZIEL]
Erstelle:
Teilaufgaben,
logische Reihenfolge,
Abhängigkeiten,
benötigte Informationen,
mögliche Verantwortliche,
Aufwandsschätzung,
Risiken,
und Abschlusskriterium.
Jede Teilaufgabe soll klein genug sein, um eindeutig begonnen und abgeschlossen werden zu können.

25. Blockaden erkennen

Analysiere folgende offene Aufgabe:
[AUFGABE UND AKTUELLER STAND]
Ermittle mögliche Blockaden in den Kategorien:
fehlende Information,
fehlende Entscheidung,
technische Abhängigkeit,
fehlende Berechtigung,
unklare Verantwortung,
Ressourcenmangel,
externe Rückmeldung,
zu großer Aufgabenumfang.
Nenne für jede wahrscheinliche Blockade den kleinsten sinnvollen nächsten Schritt.

26. Eine Übergabe erstellen

Erstelle eine strukturierte Arbeitsübergabe:
Zeitraum meiner Abwesenheit: [ZEITRAUM]
laufende Themen: [THEMEN]
offene Aufgaben: [AUFGABEN]
wichtige Termine: [TERMINE]
relevante Kontakte: [KONTAKTE]
bekannte Risiken: [RISIKEN]
Gliedere nach:
sofort relevant,
während meiner Abwesenheit möglicherweise relevant,
kann warten,
und nur zur Information.
Nenne zu jedem Thema aktuellen Stand, nächsten Schritt, Verantwortlichen und Ablageort.

ChatGPT-Prompts für Word und Dokumente

27. Einen langen Bericht zusammenfassen

Fasse folgenden Bericht für [ZIELGRUPPE] zusammen:
[BERICHT ODER DATEI]
Erstelle:
eine Zusammenfassung mit höchstens 250 Wörtern,
fünf zentrale Aussagen,
wichtige Zahlen mit Fundstelle,
Risiken,
offene Fragen,
und notwendige Entscheidungen.
Unterscheide zwischen Aussagen des Berichts und deiner eigenen Einordnung. Erfinde keine Schlussfolgerungen.

28. Zwei Dokumentversionen vergleichen

Vergleiche diese beiden Dokumentversionen:
Version A: [DOKUMENT A]
Version B: [DOKUMENT B]
Erstelle eine Tabelle mit:
Abschnitt,
bisheriger Inhalt,
neuer Inhalt,
Art der Änderung,
fachliche Auswirkung,
mögliche Rückfrage.
Unterscheide zwischen:
redaktioneller Änderung,
fachlicher Änderung,
neuer Verpflichtung,
entfernter Aussage,
geändertem Termin,
und geänderter Zahl.
Gib keine rechtliche Bewertung ab.

29. Einen Text verständlicher machen

Überarbeite folgenden Text für Leser ohne Spezialwissen:
[TEXT]
Erhalte alle fachlichen Aussagen. Erkläre notwendige Fachbegriffe beim ersten Auftreten. Kürze lange Sätze und ersetze unnötige Nominalformulierungen.
Ziel:
klare Satzstruktur,
konkrete Verben,
nachvollziehbare Reihenfolge,
keine Werbesprache,
keine Vereinfachung, die die Bedeutung verändert.
Liste danach die wichtigsten sprachlichen Änderungen auf.

30. Eine Arbeitsanweisung erstellen

Erstelle aus folgenden Informationen eine Arbeitsanweisung:
[INFORMATIONEN]
Zielgruppe: [ZIELGRUPPE]
Prozessziel: [ZIEL]
verwendetes System: [SYSTEM]
Struktur:
Zweck
Geltungsbereich
Voraussetzungen
Verantwortlichkeiten
Arbeitsschritte
Kontrollpunkte
Fehlerfälle
Eskalationsweg
Dokumentation
Formuliere jeden Arbeitsschritt eindeutig. Verwende keine Annahmen über Schaltflächen, Felder oder Berechtigungen, die nicht beschrieben wurden.

31. Eine Checkliste aus einem Dokument erstellen

Wandle folgendes Dokument in eine praktische Checkliste um:
[DOKUMENT]
Jede Position soll:
eine eindeutige Handlung enthalten,
prüfbar sein,
bei Bedarf einen Verantwortlichen nennen,
und ein Feld für Datum oder Nachweis ermöglichen.
Trenne Pflichtschritte, optionale Schritte und Eskalationsfälle.

32. Ein Dokument auf Widersprüche prüfen

Prüfe folgendes Dokument auf interne Widersprüche:
[DOKUMENT]
Suche insbesondere nach:
unterschiedlichen Zahlen,
abweichenden Terminen,
widersprüchlichen Verantwortlichkeiten,
unterschiedlichen Definitionen,
unvereinbaren Prozessschritten,
und Aussagen, die an anderer Stelle eingeschränkt werden.
Nenne für jeden Fund beide Textstellen und erkläre den Widerspruch neutral.

ChatGPT-Prompts für Excel und Daten

33. Eine Tabelle zuerst strukturell verstehen

Analysiere die hochgeladene Tabelle zunächst nur strukturell.
Beschreibe:
Tabellenblätter,
Zeilen und Spalten,
Überschriften,
Datentypen,
leere Felder,
erkennbare Schlüssel,
mögliche Beziehungen,
und offensichtliche Qualitätsprobleme.
Führe noch keine fachliche Interpretation durch. Erfinde keine Bedeutung für unklare Spalten.

34. Kennzahlen aus einer Tabelle berechnen

Berechne aus meiner Tabelle folgende Kennzahlen:
[KENNZAHLEN]
Verwende ausschließlich:
[SPALTEN ODER BEREICHE]
Dokumentiere zu jeder Kennzahl:
verwendete Daten,
Berechnung,
Ergebnis,
Ausschlüsse,
und mögliche Einschränkungen.
Zeige Kontrollsummen und markiere fehlende oder ungültige Werte.

35. Eine Tabelle auf Auffälligkeiten prüfen

Untersuche meine Tabelle auf:
doppelte Werte,
fehlende Pflichtfelder,
ungewöhnlich hohe oder niedrige Werte,
inkonsistente Kategorien,
Zahlen im Textformat,
ungültige Datumswerte,
und abweichende Formeln.
Erstelle zuerst einen Prüfbericht. Verändere keine Daten. Unterscheide zwischen sicherem Fehler, möglichem Fehler und fachlich plausiblem Sonderfall.

36. Eine Excel-Formel erstellen

Erstelle eine Formel für eine deutschsprachige Excel-Version.
Tabellenaufbau:
[SPALTEN UND BEDEUTUNG]
gewünschtes Ergebnis:
[ERGEBNIS]
Sonderfälle:
[SONDERFÄLLE]
Verwende deutsche Funktionsnamen und Semikolons. Gib zuerst die Formel aus. Erkläre danach jeden Bestandteil und erstelle drei Testfälle.

Für Formeln, Datenbereinigung, XVERWEIS, PivotTables und Automatisierung enthält der Beitrag 30 ChatGPT-Prompts für Excel weitere spezialisierte Vorlagen.

ChatGPT-Prompts für Präsentationen

37. Eine Präsentationsstruktur entwickeln

Entwickle eine Präsentationsstruktur zu folgendem Thema:
Thema: [THEMA]
Zielgruppe: [ZIELGRUPPE]
Ziel der Präsentation: [ZIEL]
verfügbare Zeit: [DAUER]
vorhandene Informationen: [INFORMATIONEN]
Erstelle eine logische Storyline mit höchstens [ANZAHL] Folien. Gib für jede Folie an:
Kernaussage,
benötigte Daten,
geeignete Visualisierung,
und Übergang zur nächsten Folie.
Jede Folie soll genau eine zentrale Aussage besitzen.

38. Eine Textfolie kürzen

Überarbeite folgende Präsentationsfolie:
Titel: [TITEL]
Text: [TEXT]
Reduziere sie auf:
eine klare Kernaussage,
höchstens vier kurze Punkte,
und eine geeignete Überschrift.
Entferne keine entscheidenden Fakten. Schlage zusätzlich eine Visualisierung vor, die den Text tatsächlich ersetzt und nicht nur dekoriert.

39. Eine Management-Präsentation erstellen

Entwickle eine Präsentation für eine Management-Entscheidung.
Entscheidungsthema: [THEMA]
Ausgangslage: [AUSGANGSLAGE]
Optionen: [OPTIONEN]
Daten: [DATEN]
Risiken: [RISIKEN]
Folienstruktur:
Entscheidung in einem Satz
Ausgangslage
Handlungsbedarf
Optionen
Vergleich
Empfehlung
Risiken
notwendige Entscheidung und nächste Schritte
Trenne Fakten, Annahmen und Empfehlungen sichtbar.

40. Sprechertext zu Folien schreiben

Schreibe einen Sprechertext zu folgenden Folien:
[FOLIENINHALTE]
Dauer: [DAUER]
Zielgruppe: [ZIELGRUPPE]
Der Sprechertext soll:
die Folien ergänzen statt vorlesen,
Zusammenhänge erklären,
Fachbegriffe verständlich machen,
und klare Übergänge enthalten.
Erfinde keine Zahlen, Beispiele oder Projektergebnisse.

ChatGPT-Prompts für Projekte und Prozesse

41. Einen Projektauftrag erstellen

Erstelle einen strukturierten Projektauftrag:
Projektidee: [IDEE]
Ausgangslage: [AUSGANGSLAGE]
gewünschtes Ergebnis: [ERGEBNIS]
Beteiligte: [BETEILIGTE]
Zeitrahmen: [ZEITRAHMEN]
Einschränkungen: [EINSCHRÄNKUNGEN]
Gliedere nach:
Ziel,
Nicht-Ziele,
Nutzen,
Liefergegenstände,
Meilensteine,
Rollen,
Annahmen,
Abhängigkeiten,
Risiken,
und Erfolgskriterien.
Markiere unklare oder fehlende Grundlagen.

42. Einen Projektstatusbericht erstellen

Erstelle aus folgenden Informationen einen Projektstatusbericht:
[STATUSINFORMATIONEN]
Berichtszeitraum: [ZEITRAUM]
Zielgruppe: [ZIELGRUPPE]
Struktur:
Gesamtstatus,
seit dem letzten Bericht erreicht,
aktueller Stand je Arbeitspaket,
Abweichungen,
Risiken,
Entscheidungen,
nächste Schritte,
benötigte Unterstützung.
Begründe jede Statusfarbe mit konkreten Fakten. Verwende keine positive Beschönigung.

43. Ein Risikoregister erstellen

Entwickle aus folgenden Projektinformationen ein Risikoregister:
[PROJEKTINFORMATIONEN]
Erstelle je Risiko:
Beschreibung,
Ursache,
mögliche Auswirkung,
Eintrittswahrscheinlichkeit,
Schadenshöhe,
Frühindikator,
Gegenmaßnahme,
Verantwortlicher,
und Rest-Risiko.
Trenne Risiken von bereits eingetretenen Problemen.

44. Einen Prozess dokumentieren

Dokumentiere folgenden Geschäftsprozess:
[PROZESSBESCHREIBUNG]
Erstelle:
Prozessziel,
Auslöser,
Eingaben,
Rollen,
Schritte,
Entscheidungen,
Systeme,
Ausgaben,
Kontrollen,
Fehlerfälle,
und Eskalationswege.
Weise auf Medienbrüche, doppelte Erfassung, unklare Zuständigkeiten und fehlende Kontrollpunkte hin.

45. Einen Prozess verbessern

Analysiere folgenden Prozess auf Verbesserungspotenzial:
[PROZESS]
Prüfe:
unnötige Schritte,
Wartezeiten,
Rückfragen,
doppelte Datenerfassung,
manuelle Übertragungen,
fehlende Standards,
fehlende Qualitätskontrollen,
und Automatisierungsmöglichkeiten.
Erstelle für jeden Verbesserungsvorschlag:
Problem,
Ursache,
Änderung,
erwarteter Nutzen,
Risiko,
Aufwand,
und Erfolgsmessung.
Empfehle keine Automatisierung, bevor der Prozess fachlich geklärt ist.

46. Eine Entscheidungsvorlage erstellen

Erstelle eine neutrale Entscheidungsvorlage:
Entscheidung: [ENTSCHEIDUNG]
Ausgangslage: [AUSGANGSLAGE]
Optionen: [OPTIONEN]
Kriterien: [KRITERIEN]
Daten: [DATEN]
Vergleiche jede Option nach denselben Kriterien. Gib an:
Vorteile,
Nachteile,
Kosten,
Risiken,
Abhängigkeiten,
Umsetzbarkeit,
und langfristige Auswirkungen.
Erstelle anschließend eine Empfehlung. Kennzeichne ausdrücklich, auf welchen Annahmen sie beruht.

47. Einen Testplan erstellen

Erstelle einen Testplan für folgende Änderung:
[ÄNDERUNG]
Betroffene Systeme oder Prozesse:
[SYSTEME]
Entwickle:
normale Testfälle,
Grenzfälle,
Fehlerfälle,
Berechtigungstests,
Regressionstests,
Datenprüfungen,
und Abnahmekriterien.
Gib für jeden Test Eingabe, Schritte, erwartetes Ergebnis und benötigten Nachweis an.

ChatGPT-Prompts für Kommunikation und Qualitätssicherung

48. Eine fachliche Erklärung für verschiedene Zielgruppen schreiben

Erkläre folgendes Thema für drei Zielgruppen:
[THEMA]
Zielgruppen:
Fachabteilung
IT oder Technik
Management
Erhalte in allen Versionen dieselben Fakten. Passe nur Detailgrad, Fachbegriffe und Schwerpunkt an.
Stelle anschließend gegenüber, welche Informationen du je Zielgruppe hervorgehoben oder gekürzt hast.

49. Einen KI-generierten Text kritisch prüfen

Prüfe folgenden Text wie ein kritischer fachlicher Redakteur:
[TEXT]
Suche nach:
unbelegten Behauptungen,
erfundenen Zahlen,
widersprüchlichen Aussagen,
falscher Sicherheit,
fehlenden Quellen,
unklaren Begriffen,
ungeeigneten Empfehlungen,
und generischer KI-Sprache.
Ordne jeden Fund nach hoher, mittlerer oder geringer Auswirkung. Formuliere anschließend eine korrigierte Fassung, ohne neue Fakten zu erfinden.

50. Eine vollständige Arbeitsunterlage prüfen

Prüfe meine vollständige Arbeitsunterlage vor der Weitergabe:
[DOKUMENT ODER DATEIEN]
Kontrolliere:
sachliche Konsistenz,
Zahlen und Einheiten,
Termine,
Namen und Rollen,
offene Platzhalter,
widersprüchliche Aussagen,
unklare Verantwortlichkeiten,
fehlende Anlagen,
vertrauliche Informationen,
Formatierung,
und Rechtschreibung.
Erstelle einen Prüfbericht mit Fundstelle, Problem, Auswirkung und Korrekturvorschlag. Nimm keine stillen Änderungen vor.

Praktisches Beispiel: Von unstrukturierten Notizen zum Ergebnisprotokoll

Angenommen, nach einer Besprechung liegen nur folgende Notizen vor:

Schnittstelle ab September. Testdaten fehlen noch. Peter spricht mit Buchhaltung. Produktivsetzung eventuell 15. September. Fachbereich will vorher Abnahme. Rückfrage wegen Berechtigungen. Alte Schnittstelle bleibt vielleicht vier Wochen parallel.

Ein schlechter Prompt lautet:

Mach daraus ein Protokoll.

ChatGPT könnte aus „eventuell 15. September“ einen verbindlichen Termin machen oder Peter irrtümlich alle offenen Aufgaben zuweisen.

Ein besserer Prompt lautet:

Erstelle aus folgenden Notizen ein Ergebnisprotokoll:
[NOTIZEN]
Trenne strikt zwischen:
bestätigten Entscheidungen,
Vorschlägen,
offenen Fragen,
Aufgaben,
und unsicheren Terminen.
Eine Aussage wie „eventuell“ darf nicht als Entscheidung formuliert werden. Weise eine Aufgabe nur dann einer Person zu, wenn die Zuständigkeit ausdrücklich genannt wurde.
Erstelle zusätzlich eine Tabelle mit:
Aufgabe,
Verantwortlicher,
Frist,
Status,
fehlende Information.

Das Ergebnis sollte beispielsweise festhalten:

Die Produktivsetzung am 15. September ist noch nicht bestätigt.
Peter klärt einen Punkt mit der Buchhaltung.
Die Berechtigungen sind offen.
Die Dauer des Parallelbetriebs ist noch zu entscheiden.
Vor der Produktivsetzung ist eine fachliche Abnahme vorgesehen.

Schlechter und besserer Büro-Prompt im Vergleich

Schlechter Prompt

Fasse das zusammen und schreibe eine professionelle Mail.

Probleme:

Es ist nicht definiert, was zusammengefasst werden soll.
Der Empfänger fehlt.
Die gewünschte Handlung fehlt.
Entscheidungen und Vorschläge können vermischt werden.
ChatGPT kennt die erlaubte Länge nicht.
Fehlende Informationen können unbemerkt ergänzt werden.

Besserer Prompt

Fasse den folgenden Text für die Projektleitung zusammen.
Trenne Entscheidungen, offene Fragen, Risiken und Aufgaben. Nenne bei jeder Aufgabe Verantwortlichen und Frist, sofern diese ausdrücklich angegeben sind.
Erstelle anschließend eine E-Mail mit höchstens 150 Wörtern. Ziel der E-Mail ist die Bestätigung der offenen Entscheidungen. Verwende keine Informationen, die nicht im Ausgangstext vorkommen.

So werden Büro-Prompts zuverlässiger

Das konkrete Ergebnis definieren

„Analysiere den Text“ ist kein eindeutiges Ziel.

Besser:

Extrahiere alle offenen Aufgaben und ordne sie nach Frist und Auswirkung.

Oder:

Erstelle eine Entscheidungsvorlage für die Auswahl zwischen Option A und Option B.

Zielgruppe und Zweck nennen

Ein technischer Bericht für Entwickler benötigt andere Details als eine Zusammenfassung für die Geschäftsführung.

Der Prompt sollte deshalb enthalten:

Zielgruppe: Bereichsleitung ohne technischen Detailbedarf.
Zweck: Entscheidung über Budgetfreigabe.

Verbindliche Fakten getrennt angeben

Wichtige Zahlen, Termine und Namen sollten in einem eigenen Abschnitt stehen:

Verbindliche Fakten:
Produktivsetzung frühestens am 15. September
Budget maximal 20.000 Euro
Abnahme durch Fachbereich erforderlich

Dadurch sinkt das Risiko, dass zentrale Informationen im Fließtext übersehen werden.

Unsicherheit sichtbar machen

Nutze Formulierungen wie:

Trenne bestätigte Tatsachen, Annahmen und offene Fragen.

Oder:

Verwende für nicht bestätigte Angaben die Kennzeichnung „vorläufig“.

Ein festes Ausgabeformat verlangen

Strukturierte Ergebnisse sind leichter zu kontrollieren:

Gib das Ergebnis als Tabelle mit Aufgabe, Verantwortlichem, Frist und Status aus.

Eine Gegenprüfung verlangen

Ein guter Abschluss lautet:

Prüfe dein Ergebnis gegen den Ausgangstext. Nenne jede Aussage, die nicht direkt durch den Ausgangstext belegt ist.

Datenschutz und vertrauliche Bürodaten

Bei geschäftlichen Unterlagen gelten neben den technischen Einstellungen des KI-Werkzeugs vor allem die Vorgaben des eigenen Unternehmens. Kundendaten, Personalinformationen, Verträge, Zugangsdaten, interne Finanzwerte und vertrauliche Projektinformationen sollten nicht ungeprüft in einen persönlichen KI-Account kopiert werden.

Bei persönlichen ChatGPT-Arbeitsbereichen kann die Nutzung neuer Gespräche zur Modellverbesserung in den Datenkontrollen deaktiviert werden. Bei ChatGPT Business und Enterprise werden Ein- und Ausgaben nach Angaben von OpenAI standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet. Unternehmensadministratoren können außerdem Funktionen, Datenfreigaben und Aufbewahrungseinstellungen verwalten.

Trotzdem bleibt eine organisatorische Prüfung notwendig. Vor dem Hochladen sollten nicht benötigte personenbezogene oder vertrauliche Angaben entfernt werden:

Namen durch Rollen ersetzen,
Kundennummern anonymisieren,
E-Mail-Adressen entfernen,
Beträge abstrahieren, sofern der genaue Wert nicht benötigt wird,
Zugangsdaten vollständig entfernen,
vertrauliche Anhänge ausschließen,
und interne Freigaberegeln beachten.

Der vorhandene Blogofant-Beitrag über KI-Systeme im Homeoffice behandelt ergänzend die Risiken einer unkritischen KI-basierten Produktivitätsmessung und Mitarbeiterüberwachung.

Häufige Fehler bei ChatGPT im Büro

Die KI erhält zu wenig Kontext

Ein kurzer Prompt spart keine Zeit, wenn das Ergebnis anschließend vollständig überarbeitet werden muss.

Mindestens erforderlich sind:

Aufgabe,
Ziel,
Empfänger,
Fakten,
gewünschte Handlung,
und Ausgabeformat.

Vorschläge werden als Entscheidungen dargestellt

In Besprechungsnotizen können Formulierungen wie „denkbar“, „möglich“ oder „sollte geprüft werden“ vorkommen. Sie dürfen nicht als beschlossene Maßnahmen erscheinen.

Verantwortliche und Fristen werden erfunden

Fehlt eine Zuständigkeit, muss das Ergebnis „nicht festgelegt“ enthalten. Eine plausible Zuordnung ist keine dokumentierte Zuordnung.

Der Text klingt professionell, ist aber inhaltlich leer

Formulierungen wie „Wir werden die weitere Vorgehensweise zeitnah abstimmen“ vermeiden jede konkrete Aussage.

Besser:

Die Fachabteilung liefert die Testfälle bis 12. August. Die IT beginnt anschließend mit der technischen Prüfung.

Lange Ausgangstexte werden ohne Fragestellung hochgeladen

Eine Datei allein enthält noch keine Aufgabe. Der Prompt muss erklären, wonach gesucht wird und für welche Entscheidung die Analyse benötigt wird.

KI-Ergebnisse werden nicht mit dem Original verglichen

Besonders bei Protokollen, Verträgen, Zahlen und technischen Dokumentationen müssen Aussagen gegen die Quelle geprüft werden.

Eine schlechte Arbeitsweise wird nur schneller gemacht

Ein unklarer Prozess wird durch Automatisierung nicht automatisch besser. Zuerst müssen Ziel, Rollen, Eingaben, Entscheidungen und Kontrollen geklärt werden.

Der beste Ablauf für Büroarbeit mit ChatGPT

Schritt 1: Aufgabe eingrenzen

Definiere ein einzelnes gewünschtes Ergebnis:

E-Mail,
Protokoll,
Aufgabenliste,
Entscheidungsvorlage,
oder Analyse.

Schritt 2: Vertrauliche Inhalte prüfen

Entferne nicht erforderliche personenbezogene und interne Angaben.

Schritt 3: Kontext strukturiert bereitstellen

Trenne:

Hintergrund,
Fakten,
offene Fragen,
Ziel,
und Vorgaben.

Schritt 4: Zuerst analysieren lassen

Bei umfangreichen Unterlagen sollte ChatGPT zuerst Struktur und offene Punkte darstellen, bevor ein fertiges Dokument erzeugt wird.

Schritt 5: Ausgabeformat festlegen

Tabellen, Überschriften und feste Felder erleichtern die Kontrolle.

Schritt 6: Ergebnis gegenprüfen

Fordere eine Liste unbelegter oder unsicherer Aussagen an.

Schritt 7: Fachlich kontrollieren

Die endgültige Verantwortung für Termine, Zahlen, Zusagen, Entscheidungen und Inhalte bleibt beim Bearbeiter.

Schritt 8: Wiederverwendbare Vorlage erstellen

Ein erfolgreicher Prompt kann als Vorlage gespeichert und mit Platzhaltern für ähnliche Aufgaben verwendet werden.

FAQ zu ChatGPT-Prompts fürs Büro

Kann ChatGPT E-Mails schreiben?

Ja. Besonders gute Ergebnisse entstehen, wenn Empfänger, Anlass, Fakten, gewünschte Handlung, Frist und Länge vorgegeben werden.

Kann ChatGPT lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen?

Ja. Der Prompt sollte ausdrücklich zwischen Entscheidungen, Vorschlägen, Aufgaben und offenen Fragen unterscheiden. Outlook bietet abhängig von der vorhandenen Microsoft-365-Konfiguration ebenfalls eine Copilot-Funktion zur Zusammenfassung von E-Mail-Verläufen.

Kann ChatGPT ein Meeting-Protokoll erstellen?

ChatGPT kann Notizen oder bereitgestellte Transkripte in ein Protokoll umwandeln. Verantwortliche, Fristen und Entscheidungen dürfen nur übernommen werden, wenn sie eindeutig im Ausgangsmaterial enthalten sind.

Kann ChatGPT Teams-Besprechungen zusammenfassen?

Microsoft Teams bietet abhängig von Lizenz, Aufzeichnung, Transkription und Einstellungen verschiedene Zusammenfassungsfunktionen. Copilot kann unter anderem wichtige Punkte und Aufgaben herausarbeiten. Microsoft empfiehlt eine Überprüfung der KI-generierten Ergebnisse.

Kann ChatGPT Word-Dokumente analysieren?

Verbreitete Dokumentformate wie DOCX und PDF können hochgeladen und auf bestimmte Inhalte untersucht, verglichen oder zusammengefasst werden. Die konkrete Verfügbarkeit und die Uploadgrenzen hängen vom verwendeten Tarif und Arbeitsbereich ab.

Kann ChatGPT Excel-Dateien auswerten?

ChatGPT kann strukturierte Dateien wie Tabellen und CSV-Dateien analysieren und daraus Berechnungen oder Visualisierungen erstellen.

Kann ChatGPT Präsentationen erstellen?

ChatGPT kann Storyline, Folienstruktur, Überschriften, Sprechertexte und Visualisierungsvorschläge entwickeln. Microsoft bietet zusätzlich direkt in seine Office-Umgebung eingebundene Word-, Excel- und PowerPoint-Funktionen beziehungsweise Agents an.

Kann ich vertrauliche Unternehmensdaten in ChatGPT eingeben?

Das hängt von Unternehmensregeln, Vertrag, Arbeitsbereich und Datenkategorie ab. Persönliche Konten sollten nicht ungeprüft für vertrauliche Unternehmensdaten verwendet werden. Business- und Enterprise-Angebote schließen Geschäftsdaten nach Angaben von OpenAI standardmäßig vom Modelltraining aus, ersetzen aber keine interne Freigabe oder Datenschutzprüfung.

Sind ChatGPT-Protokolle immer korrekt?

Nein. Aussagen können ausgelassen, falsch zugeordnet oder zu sicher formuliert werden. Entscheidungen, Verantwortliche, Termine und Zahlen müssen mit den ursprünglichen Notizen oder dem Transkript verglichen werden.

Ersetzt ChatGPT eine Büroassistenz?

ChatGPT kann Teilaufgaben beschleunigen, besitzt aber nicht automatisch vollständigen organisatorischen Kontext. Es trifft keine verbindlichen Entscheidungen und trägt keine Verantwortung für Fehler, Fristen oder Zusagen.

Was ist der beste ChatGPT-Prompt fürs Büro?

Der beste Prompt beschreibt eine konkrete Aufgabe, die Zielgruppe, verbindliche Fakten, gewünschte Handlung, Einschränkungen und das Ausgabeformat. Zusätzlich sollte er Erfindungen verbieten und eine abschließende Gegenprüfung verlangen.

Fazit: Gute Büro-Prompts erzeugen überprüfbare Ergebnisse

ChatGPT kann einen großen Teil wiederkehrender Büroarbeit vorbereiten. Dazu gehören E-Mails, Besprechungsunterlagen, Protokolle, Zusammenfassungen, Tabellenanalysen, Präsentationen und Prozessdokumentationen.

Der größte Nutzen entsteht nicht durch möglichst allgemein formulierte Befehle, sondern durch klare Arbeitsaufträge. Ein guter Büro-Prompt enthält:

eine eindeutig abgegrenzte Aufgabe,
ein konkretes Ziel,
die Zielgruppe,
verbindliche Fakten,
offene Fragen,
ein festes Ausgabeformat,
Regeln gegen erfundene Angaben,
und eine abschließende Qualitätskontrolle.

ChatGPT sollte im Büro keine Entscheidungen vortäuschen oder fehlenden Kontext ersetzen. Richtig eingesetzt strukturiert die KI vorhandene Informationen, macht Lücken sichtbar und erstellt eine belastbare erste Arbeitsfassung. Die fachliche Prüfung bleibt unverzichtbar.

Hinweis: Alle Angaben wurden sorgfältig und nach bestem Wissen recherchiert. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität wird keine Gewähr übernommen. Termine, Preise, Leistungen, Teilnahmebedingungen, Öffnungszeiten, Verfügbarkeiten, gesetzliche Regelungen und sonstige Rahmenbedingungen können sich jederzeit kurzfristig ändern. Dieser Beitrag stellt keine individuelle Rechts-, Finanz-, Steuer-, Gesundheits- oder sonstige Fachberatung dar. Änderungen sind jederzeit möglich; maßgeblich sind die aktuellen Angaben des jeweiligen Anbieters oder Veranstalters. Eine Haftung wird ausgeschlossen.